Согласование договора отделами

Лист согласования договора

Документ, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту договора уполномоченными лица организации, называется листом согласования. Лист согласования является составляющей Положения о договорной работе предприятия (организации), разработанного юридическим отделом. Лист согласования представляет собой таблицу, в которую ответственные лица вносят свои замечания и предложения от руки. Наряду с электронными правками договоров, лист имеет ряд преимуществ, которые состоят, например, в том, что согласование договора можно осуществить даже при отсутствии присланного от контрагента экземпляра, а также что лицо, согласовывающее договор ставит свою подпись под замечаниями или предложениями или визирует отсутствие таковых.

Лист согласования также служит для того, чтобы избежать ситуаций, когда менеджер-исполнитель или инициатор договора пытается как можно быстрее заключить его с контрагентом, особо не вникая в суть соглашения. Результатом таких действий исполнительного персонала обычно является то, что в процессе выполнения договора, при возникающих разногласиях, необходимо доказывать, что организация заключала договор совсем на иных условиях.

Лист согласования договора должен содержать следующие реквизиты: — предмет согласования – договор, дополнительное соглашение к нему, а в редких случаях – протоколы разногласий, протоколы о намерениях и тому подобные документы; — полное наименование и адрес контрагента; — фамилия, имя, отчество и должность ответственного сотрудника предприятия, инициатора договора, реквизиты и наименование его отдела, подпись руководящего лица отдела, осведомленного в заключении соглашения; — дата листа согласования; — даты передачи договора на согласование в соответствующие отделы, а также сроки, предоставленные каждому из них согласно Положению о договорной работе; — дата возврата договора исполнителю; — подписи руководителей ответственных отделов по согласованию договоров.

Согласование договора осуществляется согласно определенному порядку: сначала лицо, курирующее заключение соглашения (например, договора оптовой купли-продажи) согласует его с руководителем своего отдела или руководителем организации, затем договор с прикрепленным к нему листом согласования передается в юридический отдел, который осуществляет процедуру согласования с указанными в листе структурами. После подписания договора руководителем организации, он передается на регистрацию в юридический отдел, а после регистрации – исполнителю, который отправляет один экземпляр контрагенту. За возврат подписанного договора от контрагента отвечает исполнитель.

Лист согласования договора

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Договоры не теряются
  • Своевременность согласований
  • Контроль сроков договора
  • Учет всех версий договоров
  • Реестры и отчеты по договорам

Лист согласования договора – это своего рода обходной (или маршрутный) лист договора, его «бегунок». Под листом согласования договора следует понимать внутренний документ, который составляется по утвержденной юридическим отделом табличной форме ответственным менеджером. Это может быть сотрудник любого бизнес-подразделения: отдела маркетинга, закупок, продаж. Этот документ необходим для утверждения предоставленной контрагентом, либо составленной внутри компании редакции (проекта) договора, в том числе внесения в него дополнительных правок, замечаний и комментариев.

Лист согласования договора как зеркало утверждения договора

Утверждение, или согласование договора посредством листа осуществляется ответственными сотрудниками, представляющими, как правило, ключевые подразделения компании:

  • юридический отдел
  • финансовый отдел
  • бухгалтерия
  • отдел маркетинга
  • отдел продаж/закупок/коммерческий отдел

Участие юристов и финансистов в согласовании договора и подписи листа является строго обязательным. Юристы проводят правовую экспертизу и оценивают правовые риски, а финансисты оценивают, прежде всего, проходит ли договор по бюджету.

Следует различать лист согласования и протокол разногласий к договору. Если в первом случае целью документа является фиксация перечня исправлений внутри компаний, то цель протокола разногласий заключается в анализе изначального проекта, представленного контрагентом, и финальной версии, согласованной с помощью листа согласования договора. Договор с протоколом разногласий и листом согласования к нему возвращается организацией, контрагенту, который предоставил свой первоначальный вариант договора. Если протокол разногласий подписан сторонами договора, то существенные условия договора действуют в редакции протокола разногласий, который становится в этом случае неотъемлемой частью договора, приложением к нему.

После того как инициировавшее заключение договора бизнес-подразделение компании выделяет ответственного за согласование сотрудника, он должен распечатать пустой бланк согласования, приложить его к первоначальной версии договора, определить, с кем данный договор следует согласовать (т.е. маршрут согласования), и начать физический обход согласующих лиц по маршруту. Соответствие различных видов договоров маршрутам согласования (или одному-единственному маршруту) должно быть установлено в Положении (Регламенте) о договорной работе.

Как показывает практика, зачастую все договоры проходят по одному и тому же маршруту:

Финансисты > Юристы > Бухгалтерия > Коммерческий отдел

Однако в ряде случаев, маршруты, т.е. состав подразделений и согласующих сотрудников, а также последовательность прохождения договора по ним, могут различаться в зависимости от условий (параметров) договора: вид договора, сумма (цена) договора, контрагент и т.д.

После того как лист согласования соберет замечания и визы всех согласующих, ответственный сотрудник определяет, согласован он или нет, а также, в случае необходимости, вносит (после согласования с контрагентом) необходимые исправления в текст договора, если этот вопрос является принципиальным.

Именно так выглядит «ручное» прохождение листа согласования по согласующим, если этот процесс никак не автоматизирован.

Формирование листов согласования договоров в электронном виде

С помощью программы «Юрайт: Согласования и договоры» Вы легко можете сформировать и распечатать лист согласования к любому договору, который будет содержать:

  • Предмет согласования – конкретный договор или иной документ, который согласуется
  • ФИО и должность согласующего сотрудника
  • Содержание внесенных правок (при их наличии)
  • Дата и время начала/окончания согласования договора
  • Результат согласования: согласовано, отклонено итд.
  • Подпись (виза) согласующего лица, которой утверждается результат рассмотрения договора

Формирование и заполнение листа согласования полностью автоматизировано, поскольку является одним из элементов системы электронного согласования договоров и документов, реализованных в программе Юрайт.

Образец листа согласования договора, формируемого с помощью программы «Юрайт», выглядит следующим образом :

Придать юридическую силу и значимость визирования договора с отражением в листе согласования, Вы сможете, подключив в программе Юрайт в дальнейшем компоненту Электронной подписи (ЭЦП):

Это позволит исключить несанкционированное внесение изменений в проект договора после того, как он уже был согласован (завизирован) сотрудником

Всё о безопасности бизнеса 8(495)763-94-17

Nav view search

Стандарты согласования договоров

Марина Емельянцева, юрист

Организация договорной работы на предприятии и заключение контрактов является существенной стороной бизнес-процесса.

Что необходимо знать для четкого выстраивания работы с договорами? Ниже приведены несколько полезных советов.

1. Этапы согласования договоров. Необходимо, прежде всего, закрепить в документах все процессы договорной работы, зафиксировать основной функционал сотрудников, утвердить ответственных лиц на каждом участке, а также прописать сроки действия договора. Для этого рекомендуется разработать и утвердить регламент согласования договоров на предприятии. В такой регламент включаются отделы и службы компании, без которых подписания контракта может привести к необоснованным рискам. Входящий договор должен проходить соответствующий контроль на каждом этапе согласования.

Отдельное внимание стоит обратить на проверку контрагента, его платежеспособности, репутации на рынке, благонадежности. Обычно в таких случаях проводится проверка контрагента по базам, обзваниваются его клиенты и партнеры. Такие действия могут предотвратить появление безнадежной дебиторской задолженности, а также уберечь от иных негативных вариантов развития событий.

Следующим логическим этапом согласования договоров является согласование их юристами предприятия. Они должны согласовать договор в части наличия в его тексте информации о досудебном урегулировании споров, подведомственности и подсудности споров, о применимом праве, о способах расторжения договора, об условиях его прекращения и ответственности сторон за неисполнение их обязательств; а также за соответствие договора действующему законодательству и интересам предприятия. Юрист оценивает правильность всех формулировок условий договора с точки зрения требований юридической техники (правомерность используемых терминов, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования). По всем остальным моментам юрист может давать рекомендации по исполнению.

Следующим закономерным этапом станет согласование договора бухгалтером предприятия в части правильности заполнения банковских реквизитов, проверки порядка, условий и формы расчетов сторон, рисков и условий в сфере налогообложения доходов и расходов по договору.

Финансовая служба предприятия, как правило, согласовывает направления денежных потоков, минимизацию рисков, порядок (выверку) расчетов и условий платежей, налоговую оптимизацию, условия оформления документов первичного учета, выделения НДС.

Конечным звеном согласования договора становится регистрация (присваивание номера) и передача его в архив после подписания руководителем организации.

2. Лист согласования договора. Все этапы согласования договоров обычно сопровождаются заполнением утвержденного листа согласования. В случае наличия возражений на каком-либо этапе, желательно вносить отметку в этот документ. В листе необходимо указать отдел, от которого исходит договор; контрагента; предмет договора; исполнителя; а также пометки, возражения и визы сотрудников.

3. Предварительная работа с контрагентом. Перед началом согласования договора с контрагентом важно запросить у него пакет документов, подтверждающих его правоспособность. К таким документам относятся: устав, свидетельство о создании юридического лица, свидетельство о постановке на учет. Особое внимание надо обратить на наличие лицензии в том случае, если деятельность контрагента является лицензируемой. Так, например, оборот спиртосодержащей алкогольной продукции организациям, не имеющим на то соответствующую лицензию, запрещен.

4. Согласование типовых договоров. Стоит выделить процесс согласования типовых договоров. Зачастую формы типовых договоров на предприятии являются утвержденными. В этом случае дополнительно согласовывать такой договор по тексту бессмысленно, но нужно обратить внимание на его отдельные условия: проверку контрагента, сроки, цену.

Если типового договора нет, то при его разработке следует исходить из принципа простоты: легче согласовывать договор на двух страницах, чем на 15-20 листах. Необходимо также оценивать условия договора, принимая во внимание позицию вашего контрагента.

5. Общие положения о согласовании. В процессе согласования договоров необходимо принимать во внимание и человеческий фактор. Сотрудники могут с неохотой заполнять лист согласования, возможны пропуски этапов согласования. В таком случае необходимо на каждом этапе ввести жесткие условия: нет визы сотрудника с предыдущего этапа согласования – договор не принят; нет документов – договор не принят; лист согласования не заполнен – отказ в принятии договора на согласование. Руководитель предприятия ни в коем случае не должен подписывать не полностью согласованные договоры.

Оренбургский государственный университет

Инструкция по разработке, согласованию, регистрации, хранению и контролю исполнения контрактов, договоров, соглашений

Утверждена приказом от 30.01.2017 № 50, с изменениями № 1 от 22.01.2018, № 2 от 30.05.2018

Скачать Инструкцию с изменениями № 1 и № 2

Изменения № 1 от 22.01.2018

Изменения № 2 от 30.05.2018

1 Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок разработки, согласования, регистрации, хранения и контроля исполнения заключаемых федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего образования «Оренбургский государственный университет» (далее — университет) контрактов, договоров (за исключением договоров об оказании университетом образовательных услуг), соглашений об их изменении, исполнении, расторжении.

2 Разработка проектов контрактов, договоров и соглашений

2.1 Разработка проектов контрактов, договоров, по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг), являющихся неотъемлемой частью конкурсной, аукционной документации и извещений о проведении запроса котировок, запроса предложений, осуществляется контрактной службой с учетом требований технического задания, подготовленного ответственным исполнителем и согласованного с соответствующими структурными подразделениями университета.

2.2 Разработка проектов контрактов, договоров, заключаемых с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), осуществляется ответственным исполнителем по согласованию с контрагентом по контракту, договору.

2.3 Разработка проектов договоров найма (кроме договоров найма жилых помещений в общежитиях университета), аренды, безвозмездного пользования имуществом, а также иных договоров, предусматривающих переход прав владения и (или) пользования в отношении объектов недвижимого имущества, закрепленных за университетом на праве оперативного управления, осуществляется отделом управления имущественным комплексом.

2.4 Разработка проектов иных договоров, соглашений осуществляется ответственным исполнителем по согласованию с контрагентом по договору, соглашению.

2.5 Разработка соглашений об изменении условий, об исполнении, о расторжении контрактов, договоров, соглашений осуществляется лицом, разработавшим проект контракта, договора, соглашения по согласованию с контрагентом по контракту, договору, соглашению.

2.6 Разработка соглашений об изменении условий, об исполнении, о расторжении контрактов, договоров, соглашений, заключенных по результатам конкурентных процедур согласно Федеральному закону от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44-ФЗ о контрактной системе в сфере закупок), Федеральному закону от 18.07.2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее — Закон № 223-ФЗ о закупках товаров), осуществляется ответственным исполнителем по согласованию с контрагентом по контракту, договору, соглашению.

3 Порядок согласования проектов контракта, договора и соглашения

3.1 Согласование проектов контракта, договора, соглашения осуществляется ответственным исполнителем (руководитель структурного подразделения, являющийся инициатором заключения контракта, договора, соглашения), который обеспечивает их согласование со структурными подразделениями, определенными разделом 3 настоящей Инструкции.

Согласование проектов договоров найма (кроме договоров найма жилых помещений в общежитиях университета), аренды, безвозмездного пользования имуществом, а также иных договоров, предусматривающих прием или передачу университетом недвижимого имущества, соглашений об их изменении, расторжении осуществляется отделом управления имущественным комплексом, которым обеспечивается их согласование со структурными подразделениями, определенными разделом 3 настоящей Инструкции.

Лицо, осуществляющее согласование проекта контракта, договора, соглашения, ставит в штампе согласования свою подпись с указанием должности, фамилии и инициалов.

Согласование проектов контрактов, договоров, соглашений юридическим отделом может осуществляться любым из работников данного структурного подразделения, иными структурными подразделениями, указанными в штампе согласования, — руководителями структурных подразделений либо их заместителями.

3.2 (В редакции изм. № 1 от 22.01.2018.) Проект контракта, договора, соглашения, за исключением проекта контракта, договора, соглашения, указанного в подпунктах 3.3.1, 3.3.10–3.3.15 настоящей Инструкции, на бумажном носителе представляется в юридический отдел, которым на оборотной стороне листа, где расположены подписи сторон контракта, договора, соглашения, проставляется штамп согласования «Договор (контракт) согласован».

Проект контракта, договора, указанный в подпункте 3.3.1 настоящей Инструкции, на бумажном носителе представляется в контрактную службу, которой на оборотной стороне листа, где расположены подписи сторон контракта, договора, проставляется штамп согласования «Проект договора (контракта) согласован».

Проект контракта, договора, соглашения, указанный в подпунктах 3.3.10–3.3.15 настоящей Инструкции, на бумажном носителе представляется в управление научных исследований, которым на оборотной стороне листа, где расположены подписи сторон контракта, договора, соглашения, проставляется штамп согласования «Договор (контракт) согласован».

3.3 Согласование проектов контракта, договора, соглашения осуществляется ответственным исполнителем со следующими структурными подразделениями:

3.3.1 Проекты контракта, договора, являющихся неотъемлемой частью конкурсной, аукционной документации и извещений о проведении запроса котировок, запроса предложений, по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг), подписываются в штампе согласования руководителем либо заместителями руководителя контрактной службы и ответственным исполнителем и до размещения указанной документации и извещений в единой информационной системе согласовываются с:

  • планово-экономическим отделом;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности.

3.3.2 Проекты контракта, договора, являющихся неотъемлемой частью конкурсной, аукционной документации и извещений о проведении запроса котировок, запроса предложений, по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг), после определения победителя конкурса, аукциона, запроса котировок подписываются в штампе согласования руководителем либо заместителями руководителя контрактной службы и ответственным исполнителем и согласовываются с:

  • управлением бухгалтерского учета и отчетности;
  • юридическим отделом.

3.3.3 Проекты контракта, договора, заключаемых с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг), подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем, подготовившим проект, и согласовываются с:

  • контрактной службой;
  • планово-экономическим отделом;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности;
  • юридическим отделом.

3.3.4 Проекты соглашений об изменении, исполнении, расторжении контрактов, договоров, указанных в подпунктах 3.3.2 и 3.3.3, подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем, подготовившим проект, и согласовываются с:

  • контрактной службой;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности;
  • юридическим отделом.

3.3.5 (В редакции изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты контракта, договора, по которым университет выступает поставщиком (подрядчиком, исполнителем), иных договоров, предусматривающих финансовые обязательства контрагента университета, проекты соглашений об изменении, исполнении, расторжении указанных контрактов, договоров подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем и согласовываются с:

  • управлением бухгалтерского учета и отчетности;
  • юридическим отделом.

3.3.6 (В редакции изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты договоров, соглашений, предусматривающих финансовые обязательства университета и не относящихся к числу договоров, соглашений, указанных в пп. 3.3.1–3.3.4, проекты соглашений об их изменении, исполнении, расторжении подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем и согласовываются с:

  • планово-экономическим отделом;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности;
  • юридическим отделом.

3.3.7 (В редакции изм. № 1 от 22.01.2018, изм. № 2 от 30.05.2018.) Проекты договоров оказания благотворительной помощи и договоров о сотрудничестве, за исключением указанных в подпункте 3.3.16 пункта 3.3 Инструкции, подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем и согласовываются с:

  • управлением бухгалтерского учета и отчетности;
  • юридическим отделом.

3.3.8 (В редакции изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты договоров найма (кроме договоров найма жилых помещений в общежитиях университета и договоров найма, заключаемых по утвержденной приказом ректора форме), аренды (в том числе финансовой аренды), по которым университет выступает арендодателем, безвозмездного пользования имуществом, а также иных договоров, предусматривающих прием или передачу университетом недвижимого имущества, соглашений об их изменении, расторжении подписываются в штампе согласования начальником отдела управления имущественным комплексом и согласовываются с:

  • планово-экономическим отделом;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности;
  • юридическим отделом.

3.3.9 (В редакции изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты договоров аренды (в том числе финансовой аренды), по которым университет выступает арендатором, подписываются в штампе согласования начальником отдела управления имущественным комплексом и согласовываются с:

  • контрактной службой;
  • планово-экономическим отделом;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности;
  • юридическим отделом.

3.3.10 (Добавлено в ред. изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты договоров (соглашений) о предоставлении грантов в сфере научной и научно-технической деятельности, договоров, по которым университет выступает подрядчиком (исполнителем), на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, договоров, заключаемых по итогам открытых конкурсов, запросов котировок, аукционов на проведение научных исследований, проекты соглашений об их изменении, исполнении, расторжении подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем и согласовываются с:

3.3.11 (Добавлено в ред. изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты договоров на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, по которым университет выступает заказчиком, подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем и согласовываются с:

  • контрактной службой;
  • планово-экономическим отделом;
  • управлением научных исследований;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности.

3.3.12 (Добавлено в ред. изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты соглашений об изменении, исполнении, расторжении контрактов, договоров, указанных в подпункте 3.3.11, подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем, подготовившим проект, и согласовываются с:

  • контрактной службой;
  • управлением научных исследований;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности.

3.3.13 (Добавлено в ред. изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты контрактов, договоров, являющихся неотъемлемой частью конкурсной, аукционной документации и извещений о проведении запроса котировок, запроса предложений, по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг) с оплатой за счет средств грантов и иных средств на осуществление научно-исследовательской деятельности, после определения победителя конкурса, аукциона, запроса котировок подписываются в штампе согласования руководителем либо заместителями руководителя контрактной службы и ответственным исполнителем и согласовываются с:

  • планово-экономическим отделом;
  • управлением научных исследований;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности.

3.3.14 (Добавлено в ред. изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты контракта, договора, заключаемых с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг) с оплатой за счет средств грантов и иных средств на осуществление научно-исследовательской деятельности, подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем, подготовившим проект, и согласовываются с:

  • контрактной службой;
  • планово-экономическим отделом;
  • управлением научных исследований;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности.

3.3.15 (Добавлено в ред. изм. № 1 от 22.01.2018.) Проекты соглашений об изменении, исполнении, расторжении контрактов, договоров, указанных в подпунктах 3.3.13, 3.3.14, подписываются в штампе согласования ответственным исполнителем, подготовившим проект, и согласовываются с:

  • контрактной службой;
  • управлением научных исследований;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности.

3.3.16 (Добавлено в ред. изм. № 2 от 30.05.2018.) Проекты договоров, соглашений о сотрудничестве с зарубежными организациями подписываются в штампе согласования начальником отдела развития международного сотрудничества и образования управления международного сотрудничества и согласовываются с:

  • отделом по работе с иностранными гражданами управления международного сотрудничества;
  • деканами факультетов, директорами институтов, участвующих в исполнении договоров, соглашений;
  • юридическим отделом;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности.

В случае оформления договоров, соглашений о сотрудничестве с зарубежными организациями на русском и иностранном языках штамп согласования проставляется на обе версии договора, соглашения.

3.4 Согласование проекта контракта, договора, соглашения одним структурным подразделением университета осуществляется в срок не более трех рабочих дней с момента поступления документа на согласование. Указанный срок начинает течь на следующий рабочий день после предоставления документа на согласование.

3.5 Общий срок согласования проекта контракта, договора, заключаемых по результатам проведения конкурсных процедур, не может превышать сроков заключения контракта, договора, установленных конкурсной, аукционной документацией, извещением о проведении запроса котировок, запроса предложений.

3.6 В ходе согласования проектов контракта, договора, являющихся неотъемлемой частью конкурсной, аукционной документации и извещений о проведении запроса котировок, запроса предложений, по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг), до их размещения в единой информационной системе в сфере закупок осуществляется проверка:

  • ответственным исполнителем — соответствия указанных в проекте контракта, договора, соглашения положений требованиям технического задания на конкурс, аукцион или запрос котировок; проверка сроков и графиков поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
  • контрактной службой — соответствия условий и содержания контракта, договора требованиям Закона № 44-ФЗ о контрактной системе в сфере закупок, Закона № 223-ФЗ о закупках товаров, Положения о закупках товаров, работ, услуг для нужд ОГУ; конкурсной, аукционной документации, извещения о проведении запроса котировок, запроса предложений; проверка наличия в контракте, договоре, соглашении положений об ответственности контрагента за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий контракта, договора, соглашения в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
  • управлением бухгалтерского учета и отчетности — соответствия условий проекта контракта, договора требованиям бухгалтерских правил и инструкций; проверка порядка, формы и сроков оплаты и иных финансовых условий; проверка источников финансирования и банковских реквизитов университета;
  • планово-экономическим отделом — наличия в расходной части бюджета университета средств на приобретение товаров, выполнение работ, оказание услуг.

3.7 Ответственным исполнителем в ходе разработки и согласования проекта контракта, договора, соглашения осуществляются:

  • проверка соответствия указанных в проекте контракта, договора товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг требованиям технического задания на конкурс, аукцион или запрос котировок;
  • проверка сроков и графиков поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
  • проверка банковских реквизитов контрагента;
  • проверка соблюдения контрагентом условий контракта, договора с включением в текст соглашения о расторжении (исполнении) контракта, договора суммы штрафа, подлежащей уплате контрагентом в случае выявления фактов неисполнения и (или) ненадлежащего исполнения им условий контракта, договора.

3.8 Управлением бухгалтерского учета и отчетности в ходе согласования проекта контракта, договора, соглашения осуществляются:

  • проверка соответствия условий проекта контракта, договора, соглашения требованиям бухгалтерских правил и инструкций;
  • проверка наличия основания заключения контракта, договора, указание которого в их тексте является обязательным;
  • проверка источников финансирования и банковских реквизитов университета;
  • проверка порядка, формы и сроков оплаты и иных финансовых условий.

При согласовании проекта соглашения о расторжении (исполнении) контракта, договора в дополнение к вышеуказанному осуществляются:

  • проверка суммы исполнения контракта, договора;
  • проверка соблюдения контрагентом сроков поставки товара, выполнения работ, оказания услуг, предусмотренных контрактом, договором, с включением в текст соглашения суммы пени (неустойки), подлежащей уплате контрагентом в случае выявления факта ненадлежащего исполнения им указанных условий контракта, договора, а также предусмотренных нормативными правовыми актами оснований для их списания и (или) предоставления отсрочки их уплаты.

3.9 Планово-экономическим отделом в ходе согласования проекта контракта, договора, соглашения осуществляется:

  • проверка наличия в расходной части бюджета университета средств на приобретение товаров, выполнение работ, оказание услуг.

3.10 Контрактной службой в ходе разработки и согласования проекта контракта, договора, соглашения осуществляются:

  • проверка соответствия условий и содержания контракта, договора, соглашений об их изменении, исполнении, расторжении требованиям Закона № 44-ФЗ о контрактной системе в сфере закупок, Закона № 223-ФЗ о закупках товаров, Положения о закупках товаров, работ, услуг для нужд ОГУ; конкурсной, аукционной документации, извещения о проведении запроса котировок, запроса предложений; условиям, указанным в заявках на участие в конкурсе, аукционе и котировочных заявках участников размещения заказа;
  • проверка соблюдения контрагентами по контракту, договору, соглашению требований законодательства Российской Федерации к обеспечению исполнения контракта, договора при проведении конкурсов, аукционов, запросов котировок;
  • проверка наличия в контракте, договоре, соглашении положений об ответственности контрагента за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий контракта, договора, соглашения в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.11 Юридическим отделом в ходе согласования проекта контракта, договора, соглашения осуществляются:

  • проверка правоспособности контрагента, с которым заключается контракт, договор, соглашение, для чего при необходимости могут запрашиваться выписка из единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, учредительные документы контрагента (устав, положение, учредительный договор), свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет и т. п., правоустанавливающие документы (лицензии, разрешения и прочие);
  • установление личности и полномочий представителя контрагента, для чего могут запрашиваться соответствующие документы (доверенность, приказ и прочие);
  • установление полномочий лица, подписывающего контракт, договор, соглашение от имени университета;
  • проверка соответствия условий контракта, договора, соглашения требованиям гражданского законодательства Российской Федерации.

3.12 Отделом управления имущественным комплексом в ходе разработки и согласования проекта договора, соглашения осуществляются:

  • проверка наличия предусмотренных нормативными правовыми актами оснований для заключения договора, соглашения;
  • проверка соответствия описания объекта недвижимого имущества в договоре, соглашении его фактическим характеристикам согласно правоустанавливающим документам и требованиям гражданского законодательства Российской Федерации;
  • проверка соответствия указанным в договоре цели и срокам использования имущества, передаваемого во владение и (или) пользование контрагенту, цели и срокам использования имущества, указанным в документах, которыми согласована передача имущества во владение и (или) пользование;
  • проверка цены договора, соглашения.

3.13 (Добавлено в ред. изм. № 1 от 22.01.2018.) Управлением научных исследований в ходе согласования проекта контракта, договора, соглашения осуществляются:

  • проверка наличия возможности выполнения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ силами и средствами университета;
  • проверка относимости предмета договора и технического задания к договору к научной (научно-технической) деятельности в соответствии с требованиями законодательства о науке и научно-технической деятельности, а также к видам работ (услуг) в соответствии с перечнем, установленным Минобрнауки России;
  • оценка возможности и целесообразности осуществления закупки для проведения научных исследований за счет средств грантов и иных средств на осуществление научно-исследовательской деятельности, исходя из условий заключенного договора на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, технического задания, сметы к указанному договору, а также перечня допускаемых расходов;
  • оценка возможности выполнения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполнение которых поручено университету, иными организациями по договорам субподряда, исходя из условий заключенного университетом договора, требований технического задания, конкурсной заявки и других документов;
  • оценка необходимости изменения условий заключенных договоров, их расторжения, проверка объема исполненных обязательств по договорам, планируемым к расторжению;
  • проверка правоспособности контрагента, с которым заключается контракт, договор, соглашение, для чего при необходимости могут запрашиваться выписка из единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, учредительные документы контрагента (устав, положение, учредительный договор), свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет и т. п., правоустанавливающие документы (лицензии, разрешения и прочие);
  • установление личности и полномочий представителя контрагента, для чего могут запрашиваться соответствующие документы (доверенность, приказ и прочие);
  • установление полномочий лица, подписывающего контракт, договор, соглашение от имени университета;
  • проверка соответствия условий контракта, договора, соглашения требованиям гражданского законодательства Российской Федерации;
  • проверка согласованности сроков выполнения работ по договорам, заключаемым во исполнение договоров о предоставлении грантов, и сроков выполнения работ и предоставления отчетности по договорам о предоставлении грантов;
  • оценка правовой возможности заключения договоров субподряда во исполнение договоров на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;
  • оценка отсутствия противоречий между условиями основного договора на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и условиями заключаемых во исполнение него договоров субподряда.

3.14 (Добавлено в ред. изм. № 2 от 30.05.2018.) Отделом по работе с иностранными гражданами управления международного сотрудничества в ходе согласования проекта договора, соглашения осуществляются проверка и подтверждение идентичности содержания русскоязычной версии договора, соглашения и его версии на иностранном языке.

3.15 Лица, согласовавшие (подготовившие) проект контракта, договора, соглашения, несут ответственность в пределах вверенных направлений проверки, установленных настоящим разделом Инструкции.

3.16 Изменения и дополнения структурных подразделений в проекты контракта, договора, соглашения вносятся ответственным исполнителем и согласовываются им с контрагентом университета по контракту, договору, соглашению, после чего проекты контракта, договора, соглашения вновь передаются на согласование соответствующим структурным подразделениям университета.

3.17 Подписание контрактов, договоров, соглашений об их изменении, исполнении и расторжении, иных соглашений уполномоченными представителями университета в отсутствие их согласования со всеми соответствующими структурными подразделениями, указанными в настоящем разделе Инструкции, не допускается.

3.18 Установленный настоящим разделом порядок согласования договоров не применяется в случае заключения университетом договоров в соответствии с типовыми формами, утвержденными приказами ректора университета.

4 Порядок регистрации контрактов, договоров и соглашений

4.1 Контрактная служба в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации в сфере закупок, осуществляет регистрацию заключенных контрактов, договоров, являющихся неотъемлемой частью конкурсной, аукционной документации и извещения о проведении запроса котировок, а также следующих договоров, контрактов, по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг):

4.1.1 (В редакции изм. № 2 от 30.05.2018.) При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных частью 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ о контрактной системе в сфере закупок.

4.1.2 При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) на основании Закона № 223-ФЗ о закупках товаров, Положения о закупках товаров, работ, услуг для нужд ОГУ по договорам, контрактам, стоимость которых превышает сто тысяч рублей.

4.1.3 (В редакции изм. № 2 от 30.05.2018.) Контрактная служба осуществляет регистрацию контракта, договора, соглашения после его подписания уполномоченными представителями сторон контракта, договора, соглашения.

4.2 (В редакции изм. № 1 от 22.01.2018, № 2 от 30.05.2018.) Регистрация контрактов, договоров, соглашений, указанных в подпунктах 3.3.10–3.3.15, за исключением таких контрактов, договоров, соглашений, регистрация которых в соответствии с пунктом 4.1 осуществляется контрактной службой, осуществляется управлением научных исследований после согласования ответственным исполнителем проекта контракта, договора, соглашения с соответствующими структурными подразделениями согласно разделу 3 настоящей Инструкции и с контрагентом по контракту, договору, соглашению.

После регистрации контракта, договора, соглашения управлением научных исследований ответственный исполнитель передает его на подписание уполномоченным лицам сторон контракта, договора, соглашения.

4.3 Регистрация контрактов, договоров, соглашений, не относящихся к числу указанных в пунктах 4.1, 4.2 Инструкции, осуществляется юридическим отделом после согласования ответственным исполнителем проекта контракта, договора, соглашения с соответствующими структурными подразделениями согласно разделу 3 настоящей Инструкции и с контрагентом по контракту, договору, соглашению. (В ред. изм. № 1 от 22.01.2018.)

После регистрации контракта, договора, соглашения юридическим отделом ответственный исполнитель передает его на подписание уполномоченным лицам сторон контракта, договора, соглашения.

4.4 (В редакции изм. № 2 от 30.05.2018.) Регистрация договоров найма (кроме договоров найма жилых помещений в общежитиях университета), аренды, безвозмездного пользования имуществом, а также иных договоров, предусматривающих прием или передачу университетом недвижимого имущества, осуществляется отделом управления имущественным комплексом.

Регистрация договоров найма жилых помещений в общежитиях университета осуществляется отделом по социальной и воспитательной работе.

5 Хранение оригиналов заключенных контрактов, договоров, соглашений

5.1 Хранение контрактов, договоров, заключаемых с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), а также являющихся неотъемлемой частью конкурсной, аукционной документации и извещения о проведении запроса котировок, запроса предложений, по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг), иных договоров, соглашений, предусматривающих финансовые обязательства университета или контрагента университета по контракту, договору, соглашению, договоров оказания благотворительной помощи, договоров на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ осуществляется управлением бухгалтерского учета и отчетности.

5.2 (В редакции изм. № 2 от 30.05.2018.) Хранение договоров найма (кроме договоров найма жилых помещений в общежитиях университета), аренды, безвозмездного пользования имуществом, а также иных договоров, предусматривающих прием или передачу университетом недвижимого имущества, осуществляется отделом управления имущественным комплексом.

Хранение договоров найма жилых помещений в общежитиях университета осуществляется отделом по социальной и воспитательной работе.

5.3 Хранение договоров и соглашений о сотрудничестве осуществляется юридическим отделом.

В течение двух рабочих дней с даты подписания договора, соглашения о сотрудничестве уполномоченными представителями сторон договора, соглашения ответственный исполнитель обязан предоставить оригинал договора, соглашения на бумажном носителе и в электронном виде в юридический отдел.

Юридический отдел в течение двух рабочих дней с даты предоставления договора, соглашения о сотрудничестве на бумажном носителе и в электронном виде вносит сведения о заключенном договоре, соглашении о сотрудничестве в программную систему «Договоры и соглашения университета».

6 Контроль исполнения контрактов, договоров, соглашений

6.1 Контроль исполнения контрактов, договоров, соглашений включает в себя:

  • контроль за надлежащим исполнением условий контрактов, договоров, соглашений контрагентами — за соответствием поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг условиям контрактов, договоров, соглашений, за соблюдением сроков поставки товара, выполнения работ, оказания услуг и др.;
  • контроль за соблюдением сроков оплаты поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг университетом, предполагающий своевременное оформление и передачу документов, необходимых для осуществления их оплаты, в управление бухгалтерского учета и отчетности.

6.2 Контроль исполнения контрактов, договоров, являющихся неотъемлемой частью конкурсной, аукционной документации и извещения о проведении запроса котировок, запроса предложений, по которым университет выступает заказчиком товаров (работ, услуг), осуществляется ответственным исполнителем, а в части соблюдения сроков поставки товара, выполнения работ, оказания услуг — ответственным исполнителем совместно с контрактной службой.

6.3 (В редакции изм. № 2 от 30.05.2018.) Контроль исполнения договоров найма (кроме договоров найма жилых помещений в общежитиях университета), аренды, безвозмездного пользования имуществом, а также иных договоров, предусматривающих прием или передачу университетом недвижимого имущества, осуществляется отделом управления имущественным комплексом.

Контроль исполнения договоров найма жилых помещений в общежитиях университета осуществляется отделом по социальной и воспитательной работе.

6.4 (В редакции изм. № 2 от 30.05.2018.) Контроль за исполнением и сроками действия договоров, соглашений о сотрудничестве осуществляется отделом по продвижению образовательных услуг и работе с выпускниками учебно-методического управления, контроль исполнения договоров, соглашений о сотрудничестве с зарубежными организациями — отделом развития международного сотрудничества и образования управления международного сотрудничества.

6.5 Контроль исполнения иных контрактов, договоров, соглашений осуществляется ответственным исполнителем.

6.6 О ненадлежащем исполнении условий контрактов, договоров, соглашений контрагентами в виде нарушения срока поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг лица, указанные в п. 6.2–6.5 настоящей Инструкции, обязаны незамедлительно сообщать в отдел по расчетам с поставщиками и подрядчиками управления бухгалтерского учета и отчетности в письменной форме с приложением документов, необходимых для осуществления расчета сумм пени (неустойки).

Отделом по расчетам с поставщиками и подрядчиками управления бухгалтерского учета и отчетности подготовленный расчет сумм пени (неустойки) с иными документами, необходимыми для ведения претензионной работы [копии контракта (договора), копии актов приемки выполненных работ (оказанных услуг) либо товарных накладных и др.] передается в юридический отдел для подготовки и направления претензии контрагенту.

6.7 О неисполнении или ненадлежащем исполнении условий контрактов, договоров, соглашений контрагентами, за исключением случаев ненадлежащего исполнения в виде нарушения срока поставки товара, выполнения работ, оказания услуг, лица, указанные в п. 6.2–6.5 настоящей Инструкции, обязаны незамедлительно сообщать в юридический отдел в письменной форме с приложением документов, необходимых для ведения претензионной работы.

7 Порядок утверждения Инструкции, внесения в нее изменений и отмены Инструкции

7.1 Настоящая Инструкция, а также вносимые в нее изменения утверждаются и вводятся в действие приказом ректора университета.

7.2 Настоящая Инструкция может быть отменена приказом ректора университета.

Еще по теме:

  • Оформление залога движимого имущества у нотариуса Уведомление о залоге движимого имущества В 2014 году в России законодательное закрепление получило уведомление о залоге движимого имущества. Этот инструмент позволяет «застраховать» себя от возможных неприятностей, связанных с недобросовестным […]
  • Вид на жительство в петербурге ВНЖ РФ - получить вид на жительство в России Вид на жительство (ВНЖ) – это документ, подтверждающий право иностранного гражданина на постоянное проживание и свободное перемещение по стране. Вид на жительство выдается на 5 лет и по его окончанию […]
  • 3 ст 158 ук рф кража Статья 158 УК РФ. Кража (действующая редакция) 1. Кража, то есть тайное хищение чужого имущества, - наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, […]
  • Вакансии юрист искитим Вакансии МО МВД России «Искитимский» Вакансии МО МВД России «Искитимский» Межмуниципальный отдел МВД России «Искитимский» проводит отбор кандидатов на службу в органы внутренних дел в должности: — водитель-сотрудник группы тылового обеспечения — […]
  • О защите прав потребителей подмена Возврат товара ненадлежащего качества в течении 14 дней Здравствуйте, мною был приобретен смартфон, дома обнаружил, что один из двух динамиков не работает, на следующий день понес его в магазин с просьбой вернуть деньги или поменять на дркгой, в […]
  • Правила назначения наказания коап Назначение административного наказания Понятие административного права Предмет административного права Управленческие отношения Методы административного права Система административного права Источники административного […]